刘英
摘 要：本文对档案信息化建设的大背景和甘肃省高校档案信息化建设现状进行了梳理，针对现阶段档案信息化绩效评估过程中出现的问题，依据国家信息化发展相关要求，采用德尔菲法和层次分析法进行指标确立和权重赋值，旨在构建一个较为科学、完善且实用的评价指标体系。
关键词：档案信息化建设；
绩效评估；
评价指标体系
基金项目：本文系甘肃省档案局2021年科技项目，项目编号（GS-2021-X-02）
1 档案信息化建设现状分析
1.1 我国档案信息化现状分析
自20世纪80年代信息产业革命以来，信息化水平已成为衡量一个国家和地区现代化水平的重要标志[1]。党的十七大报告首次鲜明地提出了信息化与工业化融合发展的崭新命题，赋予了我国信息化全新的历史使命。党的十八大提出“促进四化，两化深度融合”，再一次明确在经济建设和转变经济发展方式的战略抉择下，信息化是主战场之一。档案是重要的信息资源，面对全国信息化的发展潮流，档案信息化也必然成为档案事业发展的战略选择。2002年国家档案局颁布了《全国档案信息化建设实施纲要》，该纲要对档案信息化的各个方面提出具体的目标和要求[2]。通过近些年的探索和实践，档案信息化工作已初见成效。2014年中国档案学会档案自动化管理技术委员会发表的《中国档案信息化发展的现状与趋势》中提到，档案信息化发展过程中需要解决的问题很多，其中相关标准体系的建设尤其重要，迫切性尤为突出。
1.2 甘肃省高校档案信息化建设现状分析
甘肃省各级政府对档案信息化工作非常重视。档案局曾多次在工作会议中强调要按照档案工作“走向现代化”要求，顺应信息化发展趋势，加速数字档案馆（室）建设和档案信息资源共享平台建设，加快推进档案信息化战略转型。先后颁布的相关政策法规有《甘肃省档案局网络与信息安全应急预案（试行）》《甘肃省纸质档案数字化操作规范（试行）》《关于加强和改进新形势下高等院校档案工作意见》《甘肃省档案整理细则》《甘肃省机关档案工作规范化管理标准》等。在省教育局和省档案局的领导下，甘肃省各个高校也在积极进行档案信息化工作的探索和研究。目前加入甘肃省高校档案协会的31所高等院校里，已有档案管理软件的单位有28家，已经开始实施档案数字化的有25家。然而由于缺乏科学统一的评价测度系统，档案信息化的进度、水平、实施效果、社会效益等具体参数无法客观评价。
2 指标及其重要性确定
本文确定信息化指标的方法是德尔菲法，也称专家调查法。德尔菲法的主要流程是：根据已有政策法规及相关研究确定信息化指标的主要内容；
选择具有专业性和代表性的专家成员；
轮番征询专家意见，先提出问题，再修改问题，最后给出最终判定；
整理调查结果，形成报告。
2.1 专家确定
根据研究需要，在全省范围内选择10名经验丰富的专家。所选专家具有广泛的代表性，既熟悉业务，有特长，还有一定的声望以及较强的判断和洞察能力。其中2名来自甘肃省档案局，3名来自各高校领导层，还有5名来自各高校档案馆从事档案信息化工作的一线工作人员。
2.2 调查问卷设计
调查问卷是德尔菲法的主要工作。本文确定指标的主要依據是《全国档案信息化建设实施纲要》和甘肃省高校档案信息化现状。设计出的指标体系有三级，一级指标包括档案信息化基础设施建设、档案信息资源建设、档案管理应用系统建设、档案信息化政策法规建设、档案信息化人才队伍建设、档案信息安全保障体系建设六个方面；
二级指标在一级指标基础上继续细化出18项内容；
三级指标在前两项基础上进一步细化出52项内容。调查问卷设计流程：本次研究进行了三轮调查问卷。第一轮主要通过搜集资料的方式得到指标相关内容，然后汇总资料向专家进行咨询，最终得出与高校档案信息化密切相关的指标。第二轮问卷进行一级指标和二级指标重要性调查。回收问卷后先进行数据汇总分析，然后给出第三次问卷。第三次问卷主要调查三级指标重要性。三次问卷完成后，对数据进行相关计算，得出指标权重以及测评细则。
2.3 调查表分析
调查问卷中将指标重要性分四个等级，分别是A：非常重要（评价档案信息化最重要的标准）；
B：重要（评价的重要内容）；
C：一般（使评价更全面）；
D：不重要（不需要的指标）。通过分析调查问卷返回数据得到指标重要性调查表，然后再将指标重要性调查表转化为指标等级和调查表，得到各指标在本级别中的重要性排序。本系统指标重要性调查采用4分制，其中A表示为1分，B为2分，C为3分，D为4分。对问卷返回调查表进行评价等级和操作处理，公式如下：， 其中Sj表示指标j的评价等级，Rij是专家i对指标j的评价等级，是专家总数。评价指标和的数值越小，说明本指标越重要。下表是一级指标等级排序表：
3 指标的权重赋值
本文采用层次分析法确定指标权重。层次分析法，简称AHP，是根据问题的性质和要达到的总目标，将问题分解为不同的组成因素，并按照因素间的相互关联影响以及隶属关系将因素按不同层次聚集组合，形成一个多层次的分析结构模型，从而最终使问题归结为最低层（供决策的方案、措施等）相对于最高层（总目标）的相对重要权值的确定或相对优劣次序的排定[3]。层次分析法主要分为四个步骤：一是建立层次结构模型，将决策的目标、考虑的因素（决策准则）和决策对象按它们之间的相互关系分为最高层、中间层和最低层，绘出层次结构图。二是构造两两判断矩阵，让元素进行两两相互比较。三是层次单排序和一致性校验，计算出同一层次因素对于上一层次因素某因素相对重要性的排序权值，再进行一致性检验，通过校验才能具有满意一致性。四是层次总排序和一致性校验[4]。本文不存在方案层，因此不做层次总排序。
3.1 建立层次评价模型（层次分析图）
在这个层次评价模型里面，我们需要确认整个决策事件的目标层、准则层、子准则层、指标层。目标层：建立科学合理的档案信息化评价体系；
准则层：六个指标；
子准则层：基于准则层进一步细化的详细准则；
指标层：每个指标的具体参数，简要结构图如下：
3.2 构建两两比较的判断矩阵
在确定各层次各元素之间的权重时，采用一致矩阵法，就是不把所有元素放在一起比较，而是两两相互比较，从而尽可能地减少性质不同诸因素相互比较的困难，提高准确度。本文遵循AHP指标权重确定方法，采用“1-9标度法”构造两两判断矩阵。
对于准则层A，我们可以构建一个如下的矩阵，
矩阵aij是元素ai和aj相对于准则重要性的比例标度。它必须同时具备如下特征：①aii=1；
②aji=1/aij；
③aij>0，如此才具有一致性。这里以一级指标为例，得出一级指标判断矩阵，以此类推，直到构建完成一个完整的判断矩阵。
3.3 层次单排序
层次单排序是指对于上一层某因素而言，本层次各因素的重要性的排序。它是本层次所有因素相对上一层而言的重要性进行排序的基础[5]。本文采用求和法计算，具体步骤如下：
3.3.1列归一化处理。即先将求出矩阵各列和，再将矩阵中每个元素除以元素所在列的和得到该元素的一般项，使用公式：（其中i，j取自然数）；
3.3.2计算归一化矩阵行和。即求出列归一化的矩阵每行的和，使用公式：（其中i，j取自然数）；
3.3.3行归一化。即对上面计算出的行和进行归一化处理，使用公式（其中i，j取自然数），得到的即为所求相对权重向量。
3.3.4近似计算最大特征根，求得最大特征根，公式：，（AW）i表示向量（AW）的第i个元素（其中i取自然数）。
3.4 一致性校验
在进行层次单排序时，因为人们对客观事物的判断受个人主观意识的影响比较大，产生的判断结果也会有误差，为了保证利用层次分析法得到的结论基本合理，必须进行定量的一致性校验，一致性校验公式如下：， 由C.I.的计算公式可知，一致性指标的值与指标偏离完全一致性的程度成正比[6]。为度量不同阶判断矩阵是否具有满意的一致性，在这里引入平均随机一致性指标R.I.，对于一阶、二阶矩阵，判断矩阵是完全一致性的，不必计算一致性指标。当矩阵大于或等于三阶时，计算出随机一致性比率，记做C.R.，即：，当C.R.<0.1时，即认为判断矩阵具有满意的一致性。当C.R.≥0.1时，认为判断矩阵不一致，应对判断矩阵做适当调整，使其满足C.R.<0.1，从而是判断矩阵具有满意的一致性。
本文给出一级指标的层次单排序和一致性校验全过程：
随机一致性指标C.R.<0.1，则判断矩阵A1具有一致性。同法可依次得出其他指标的相对权重，他们分别是：A1：0.245，A2：0.377，A3：0.147，A4：0.094，A5：0.094，A6：0.044。同理可得出判断矩阵B和C的相关值以判断矩阵是否通过一致性校验。
3.5 指标权重确定
通过判断矩阵一致性的计算，我们可以得出各级指标的相对特征向量，相对特征向量再经过如下计算才能得到指标最终权重：
①一级指标最终权重=一级指标相对向量；
②二级指标最终权重=二级指标相对向量×一级指标权重；
③三级指标最终权重=二级指标最终权重×三级指标相对权重。
4 甘肃省高校档案信息化指标体系的应用
本文针对甘肃省高校档案馆设立测评系统，开展调查问卷时确定的专家大部分来自省内各高校，研究结果也主要应用在甘肃省高校范围内。通过对省内各高校的情况了解，最终筛选确定了十所高校作为测评对象。笔者借助甘肃省高校档案协会向被选的十所高校发出测评表，由各高校对照参数进行自评，然后再将结果与2021年档案事业统计年报数据进行对比，结果表明本文提出的测评系统是相对科学的。
本文采用基于定性分析的专家调查法和基于定量分析的层次分析法，构建了一个具有6个一级指标、18个二级指标和52个三级指标的档案信息化指标评价体系。本体系以《全国档案信息化实施纲要》为基础，着眼于甘肃省各高校档案信息化建设，指标体系满足一致性。本测评系统为每个指标给出了权重，并给出了评分细则，它可以对高校档案信息化建设工作给出客观的评价，同时为档案信息化建设工作做出指导，并指出改进的方向。
5 结语
档案信息化评估是一个复杂的过程，其中最核心的工作是指标体系的构建和指标权重的确定[7]。本文只是做了一个初级阶段的研究，在指标的选取上还可能存在诸多考虑不周的情况，需要在今后进一步实践加以完善。由于研究工作的局限性，获得全面广泛的研究数据很困难，这导致指标体系无法得到有效的验证，希望可以在今后的工作中将它运用在实际的测评活动中，通过不断地修正，使其变得更合理。
参考文献
[1]张照余.档案信息化建设测度指标体系研究[J].中国档案，2007（09）：55-57.
[2]郑丽.档案信息化建设测度标准体系探索[J].档案与建设，2007（02）：20-23.
[3]许树柏.实用决策方法：层次分析法原理[M].天津大学出版社，1988.
[4]郭金玉，张忠彬，孙庆云.层次分析法的研究与应用[J].中国安全科学学报，2008，18（5）：148-153.
[5]张炳江.层次分析法及其应用案例[M].电子工业出版社，2014.
[6]刘菁.档案信息化指标体系研究——基于实证和定量方法的分析[D].浙江大学：浙江大学公共管理学院，2009.
[7]刘坤.档案信息系统评价指标体系研究[J].现代情报，2011（02）：155-158.
作者简介：劉英（1979— ），硕士研究生学历，兰州城市学院档案馆副研究馆员，研究方向：档案信息化。
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